Während man unter Nebenkosten ganz allgemein die Beträge versteht, die zusätzlich zur Grundmiete anfallen können, sind Betriebskosten ausschließlich solche Kosten, die dem Vermieter beim laufenden Betrieb des Hauses entstehen. Seit dem 1. Januar 2004 ist eine eigene Betriebskostenverordnung in Kraft, die inhaltlich jedoch weitgehend mit der bis dahin gültigen so genannten Zweiten Berechnungsverordnung übereinstimmt. Der alten wie der neuen Verordnung zufolge gibt es 17 (!) verschiedene Betriebskostenarten, die der Vermieter aber nur dann auf die Mieter umlegen kann, wenn dies im Mietvertrag auch so ausdrücklich vereinbart wurde!

Denn laut Gesetz muss er eigentlich selbst für die Nebenkosten aufkommen, außer für Strom, Heizungs- und Warmwasserkosten, wenn diese verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Anders ausgedrückt, wenn im Mietvertrag nicht steht, dass neben der Grundmiete auch bestimmte Betriebskosten anfallen, muss man sie auch nicht bezahlen! In diesem Fall wäre die Miete eine Inklusivmiete, was aber fast nur noch bei Untermietverhältnissen oder alten Mietverträgen anzutreffen ist. Normalerweise ist vertraglich festgelegt, dass zur Nettomiete auch Betriebskosten dazukommen. Diese müssen im Mietvertrag dann entweder einzeln und abschließend aufgelistet sein, d. h. es dürfen später nicht einfach weitere Kostenarten draufgeschlagen werden. Oder es wird – was heute die Regel ist – beim Thema Nebenkosten auf die in der Verordnung aufgelisteten Betriebskostenarten verwiesen. Eher vage Formulierungen wie „der Mieter trägt die üblichen Nebenkosten“, die „neben der Grundmiete anfallenden Hausgebühren“ oder offene Aufzählungen wie „Abwasser, Gartenpflege usw./etc.“ sind dagegen unwirksam. Was die Heizkosten betrifft, so gilt –unabhängig vom Mietvertrag– immer die Heizkostenverordnung, sobald zwei oder mehr Wohnungen von einer Heizungsanlage versorgt und verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Bei allen 17 Kostenarten handelt es sich definitionsgemäß ausschließlich um laufende bzw. wiederkehrende Kosten. Einmalige Positionen, z. B. für Reparaturen oder Neuanschaffungen können folglich niemals Betriebskosten sein (auch wenn sie im Zuge regelmäßiger Wartungsarbeiten durchgeführt werden). Und ganz wichtig: Sämtliche (Haus-) Verwaltungskosten hat grundsätzlich der Vermieter zu tragen, obwohl es sich dabei um wiederkehrende Kosten handelt! Voraussetzung für die Umlage und Abrechnung von Betriebskosten ist schließlich auch, dass die Kosten tatsächlich angefallen sind. D. h. der Vermieter kann nicht etwa einen pauschalen Betrag für Gartenpflege ansetzen, wenn sich niemand um den Garten kümmert. Der Betriebskostenverordnung zufolge dürfen folgende Kostenarten den Mietern in Rechnung gestellt werden:

1. Zunächst der dickste Brocken: die Heizkosten, deren Abrechnung allerdings seit 1981 in einer eigenen Verordnung geregelt ist. Zu den Heizkosten gehören natürlich die Kosten des verbrauchten Brennstoffs und dessen Lieferung, ferner die Kosten des Betriebsstroms, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Heizungsanlage, die Kosten der regelmäßigen Überprüfung und ggf. Einstellung der Anlage, die Kosten der Reinigung von Anlage und Heizraum, der Abgasmessung in der Heizungsanlage sowie Schornsteinfegerkosten (sofern diese nicht als Extra-Nebenkosten aufgeführt sind!), die Mietkosten für Geräte zur Verbrauchserfassung (z. B. Verdunstungsröhrchen), deren Ablesung und schließlich die Kosten der Berechnung und Aufteilung der Heizkosten. In der Regel wird dies nicht vom Vermieter selbst, sondern von einem Wärmemessdienst erledigt
2. Die Kosten der zentralen Warmwasserversorgung (ebenfalls in der Heizkostenverordnung mitgeregelt). Umlegbar sind hierbei zum einen die Kosten der Wassererwärmung und zum anderen natürlich das verbrauchte Wasser selbst. Außerdem Grundgebühren und Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Betriebskosten einer hauseigenen Wasserversorgungs- und einer Wasseraufbereitungsanlage sowie die in regelmäßigen Abständen anfallenden gesetzlichen Eichkosten von Wasserzählern. Aber Vorsicht: Wird die Wärmeversorgung komplett einer gewerblichen Fremdfirma überlassen (bekannt als „Drittbetreibermodell“ oder „Contracting“) können die in der Regel deutlich höheren Heizkosten gemäß neuer Gerichtsurteile nicht automatisch in voller Höhe auf die Mieter abgewälzt werden
3. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserbereitungsanlagen. Die abrechenbaren Kosten entsprechen denen getrennter Anlagen
4. Die Kosten der (Kalt-)Wasserversorgung. Wie schon beim Warmwasser gehören dazu nicht nur die Kosten des verbrauchten Wassers selbst, sondern auch die Zählermiete, Eichkosten sowie die Kosten für den Betriebsstrom und die Wartung von Wasseraufbereitungs- und Hebeanlagen (falls diese nicht schon bei der Warmwasserversorgung berechnet wurden.)
5. Die Entwässerungskosten der Stadt (Kanalgebühren)
6. Die Straßenreinigungs- und Müllabfuhrgebühren der Stadt, nicht aber die Kosten für Bauschuttcontainer oder einmalige Sperrmüllabfuhren. Was die Müllentsorgung betrifft, so ist der Vermieter verpflichtet, die jeweils günstigste Behältervariante zur Verfügung zu stellen. D. h. es dürfen weder zu große noch unnötig viele Müllcontainer bereitgestellt und abgerechnet werden. Die Betriebskosten von Müllkompressoren, Müllschluckern und Müllmengenerfassungsgeräten wurden dagegen neu in den Katalog aufgenommen
7. Hausreinigungskosten. Dies beinhaltet die Kosten für die laufende Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Fahrstuhl usw. Einmalige Kosten für Ungezieferbekämpfungsaktionen, für Reinigungsarbeiten im Zusammenhang mit Baumaßnahmen oder die Beseitigung von Schmiererein sind nicht umlegbar
8. Die Stromkosten für die Beleuchtung des Außenbereichs und der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile
9. Die Kosten für den Betrieb des Fahrstuhls, insbesondere für den Betriebsstrom, für die Beaufsichtigung, Wartung, Pflege und die regelmäßige Überprüfung des Aufzugs durch den TÜV einschließlich der Kosten für eine Notrufbereitschaft
10. Die Kosten der Gartenpflege, und zwar unabhängig davon, ob der Garten von den Mietern auch tatsächlich benutzt werden darf oder nur der Verschönerung dient! Zu den Pflegekosten zählt auch, wenn einzelne Pflanzen und Gehölze oder eine Rasenfläche erneuert werden müssen, nicht aber wenn der Garten komplett neu angelegt wird
11. Die Kosten für die Schornsteinreinigung, wenn diese nicht bereits mit der Heizkostenabrechnung enthalten sind
12. Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, insbesondere die Grundsteuer. Vorsicht ist geboten, wenn sich außer Wohnungen auch gewerbliche Einheiten im Haus befinden, da Gewerbebetriebe in der Regel eine höhere Grundsteuer entrichten müssen als Privathaushalte
13. Versicherungskosten. Hierzu gehören die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug sowie ggf. eine Elementarschadenversicherung z.B. gegen Überschwemmungen. Achtung: Rechtschutz-, Mietausfall- oder sonstige freiwillige Versicherungen muss der Vermieter selber zahlen! Fallen Versicherungsprämien deswegen höher aus, weil auch Gewerbebetriebe im Haus sind, muss dies ebenfalls bei der Kostenumlage berücksichtigt werden
14. Die Kosten für den Hausmeister. Aber: Übernimmt der Hauswart zusätzlich zu seinen eigentlichen Aufgaben - in der Regel die Bedienung der Zentralheizung, die Reinigung des Gehwegs, der Zufahrten und der Mülltonnen, Schneeräumen u. ä. - auch Reparaturen und typische Hausverwaltungstätigkeiten, muss der Vermieter dafür aufkommen. Das heißt, die Hausmeisterkosten müssen entsprechend gekürzt werden. Ferner ist darauf zu achten, dass gleiche Leistungen nicht doppelt abgerechnet werden, z. B. für Reinigung und Gartenpflege, wenn der Hauswart auch das Treppenhaus putzt oder sich um die Grünanlage kümmert
15. Die Kosten für den Betrieb einer Gemeinschaftsantennen - oder der hausinternen Breitbandkabelverteileranlage. Im Einzelnen gehören dazu der Betriebsstrom und die Wartungskosten der Anlage, beim Kabelfernsehen die Grundgebühren und die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Weiterleitung von Rundfunk- und Fernsehprogrammen erhoben werden, sowie, falls die Antennenanlage nur gemietet ist, die Mietkosten
16. Die Kosten für den Strom, das Wasser, die Reinigung und Wartung hauseigener Waschmaschinen
17. Und zu guter letzt „sonstige Betriebskosten“, wobei die Position „Sonstiges“ keineswegs als Auffangbecken missbraucht werden darf, um nachträglich alle möglichen Zusatzkosten auf die Mieter abzuwälzen. Gleich um welche Kosten es hierbei geht, z. B. für eine hauseigene Sauna, ein Schwimmbad oder andere Gemeinschaftseinrichtungen: Im Mietvertrag muss von Anfang an jede einzelne Kostenart klipp und klar aufgeführt sein!